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Informationen zur Pandemie-Notfallplanung in der ppa

Die ppa ist intensiv mit der Regelung der Krisensituation rund um die Ausbreitung des Corona-Virus beschäftigt.

Aufgrund der derzeit unkalkulierbaren Risiken durch die Ausbreitung des Corona-Virus haben wir zum Schutz unserer Beschäftigten und ihrer Familien sowie zur Unterstützung der Bemühungen der Landes- und Bundesregierung zur Eindämmung der Ausbreitung, die Erreichbarkeit der ppa seit Montag, 16.03.2020 bis zunächst 19.04.2020 analog zur Schließung aller Schulen und Kindertagesstätten in Rheinland-Pfalz eingeschränkt.

Das Haus ist seit dem 16.03.2020 für den Publikumsverkehr geschlossen. Alle Dienstreisen, Besprechungen und Seminarveranstaltung sowie Fortbildungsreisen sind bis zum 19.04.2020 abgesagt bzw. werden verschoben. Es finden bis auf weiteres keine Außendiensttermine im Bereich der Personalwirtschaft oder der Kommunalversicherung statt.

Noch befindet sich die ppa im Normalbetrieb, alle internen Dienstleistungen werden wie gewohnt erbracht. Wir bereiten uns aber auf eine mögliche Vollschließung vor – entweder aufgrund der Anordnung der Gesundheitsbehörden oder einer allgemein staatlichen Weisung.

Für diesen Fall sind unsere Dienstleistungen im Rahmen der Pandemie-Notfallplanung im Einzelnen wie folgt geregelt:

 

Personalwirtschaft, Versorgungskasse, Landesfamilienkasse und Zusatzversorgungskasse

Die Kernprozesse der ppa (fristgerechte Zahlbarmachung aller laufenden Entgelte, Versorgungsbezüge, ZVK-Renten und Kindergeld sowie die Abführung der privaten und gesetzlichen Abzüge) sind sichergestellt. Das für diese Aufgaben eingesetzte Personal ist mit mobilen Arbeitsplätzen ausgestattet, die Prozesse können aus dem Home-Office gesteuert werden. Vertretungsfunktionen sind eingerichtet.

Alle darüberhinausgehenden Dienstleistungen können im Falle einer möglichen Vollschließung der Einrichtung nicht oder nur in sehr beschränktem Maße wahrgenommen werden. Eine termingerechte Umsetzung können wir dann nicht garantieren.

Falls Sie im Falle einer Vollschließung die für Sie zuständigen Sachbearbeiter*innen nicht erreichen sollten, nehmen Sie in wirklich dringlichen Angelegenheiten bitte per E-Mail-Kontakt zu uns auf unter den zentralen Mailadressen:

personalwirtschaft@ppa-duew.de für die Personalwirtschaft

versorgungskasse@ppa-duew.de für die Versorgungskasse

kindergeldkasse@ppa-duew.de für die Landesfamilienkasse

info@bvk-zusatzversorgung.de für die Zusatzversorgungskasse

 

Beihilfe

Die Beihilfe ist im Rahmen der Pandemie-Notfallplanung nicht als unerlässlicher Kernprozess identifiziert.

Daher können Beihilfeabrechnungen und die Widerspruchsbearbeitung im Fall einer Vollschließung nur noch in einem eingeschränkten Maße stattfinden, und zwar in Abhängigkeit der Verfügbarkeit von mobilen Arbeitsplätzen sowie den Leitungskapazitäten vor Ort und bei unseren Software-Partnern. Sofern Home-Office ermöglicht werden kann, werden vorrangig die per digitaler Beihilfe-App eingereichten Anträge bearbeitet.

Im Home-Office können jedoch nicht die effizienten, technischen Arbeitsbedingungen hergestellt werden, die die Dienststelle vorhält. Insofern wird sich die Bearbeitungsdauer für Beihilfeanträge im Falle einer Vollschließung deutlich erhöhen. Es ist zudem davon auszugehen, dass aufgrund dadurch sich aufbauender Bearbeitungsrückstände dies auch noch für einen derzeit unbestimmbaren Zeitraum nach Rückkehr in den Normalbetrieb zu erwarten ist.

Die Kontaktmöglichkeiten zu unseren Sachbearbeiter*innen wird im Falle einer Vollschließung stark eingeschränkt sein. Sollte eine Kontaktaufnahme dringend erforderlich sein, bitten wir um Zusendung einer E-Mail unter der zentralen Mailadresse

beihilfe@ppa-duew.de.

 

Zusatzversorgungskasse

Im Falle der Vollschließung der ppa und damit auch der ZVK-Geschäftsstelle der Bayerischen Versorgungskammer (BVK) in Bad Dürkheim ist die Erreichbarkeit der Kolleginnen und Kollegen stark eingeschränkt.

Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen vorrangig, Ihr Anliegen per E-Mail an die BVK in München zu formulieren (E-Mail: info@bvk-zusatzversorgung.de).

Um Verzögerungen in der Bearbeitung Ihres Anliegens und Rückfragen zu vermeiden, sollten Sie wenn möglich bereits vorhandene Unterlagen zu Ihrem Anliegen direkt einscannen (bitte keine Handy-Fotos) und der Mail anhängen.

 

Kommunal- und Beihilfeversicherung

Die Kommunal- und Beihilfeversicherung wird im Falle einer Vollschließung im Notbetrieb fortgeführt. Selbst wenn Ihnen die persönlichen Mailadressen unserer Mitarbeiter*innen bekannt sind, bitten wir Sie in der Akutlage bei dringenden Angelegenheiten ausschließlich die zentrale Mailadresse kommunalversicherung@ppa-duew.de zu benutzen.

 

Schadensmeldungen können auch unmittelbar an die Versicherungskammer Bayern abgesetzt werden unter der zentralen Mailadresse schaden@vkb.de.

Unsere Notfallplanung steht unter dem Anspruch, den Kampf unserer Bundes- und Landesregierung zur Eindämmung der Ausbreitung des Virus zu unterstützen. Insofern haben wir unsere Prozesse so ausgerichtet, dass möglichst wenige Mitarbeiter*innen noch untereinander in Kontakt treten müssen. Dadurch sind Bearbeitungsverzögerungen während und auch nach der Krise unvermeidbar. Die Aufrechterhaltung unserer Kernprozesse (fristgerechte Zahlung laufender Entgelte, Versorgungsbezüge/, Kindergeld sowie Abführung aller Abzüge) hat die oberste Priorität.

Weitere spezifische Informationen unserer Geschäftsbereiche finden Sie unter dem entsprechenden Menüpunkt auf unserer Homepage www.ppa-duew.de.

Wir hoffen, dass diese Maßnahmen auch in Ihrem Sinne sind und wünschen Ihnen für Ihr eigenes Krisenmanagement viel Erfolg!

Bleiben Sie gesund!
Ihre

ppa

Aktuelles

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28.01.2019 08:50 Alter: 1 year
Kategorie: Personalwirtschaft

Erfolgreiche Umsetzung des BRSG

Im Bereich Personalwirtschaft konnte für unsere Kunden erfolgreich das Betriebsrentenstärkungsgesetz im Abrechnungsverfahren umgesetzt werden. Ohne Aufwand durch unsere Kunden wurde insbesondere der Förderbetrag nach § 100 des Einkommensteuergesetzes systemseitig ermittelt und an der Lohnsteueranmeldung abgesetzt.


Die gesetzliche Förderung betrug für all unsere Kunden beachtliche 1 Mio €. Zum Betriebsrentenstärkungsgesetz und dessen Umsetzung haben uns Herr Damir Glavanic (Abteilungsleiter Personalbüro 1 / Koordinator Betriebsrentenstärkungsgesetz) und Herr Michael Straube (Leiter des Geschäftsbereichs Personalwirtschaft) ein Interview gegeben.

Um was ging es denn bei der Umsetzung des Betriebsrentenstärkungsgesetzes im Jahr 2018 genau?

Damir Glavanic: Im Wesentlichen ging es um zwei Fachthemen: Die Umsetzung des Förderbetrags nach § 100 EStG und die Anpassung der individuellen Versteuerung des Arbeitnehmers an geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen. Im Rahmen der Förderung nach § 100 EStG können Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen Beiträge zur Altersversorgung für Beschäftigte mit niedrigem Entgelt von der Lohnsteuer absetzen. Bei der Anpassung der individuellen Versteuerung können höhere Freibeträge bzw. andere Freibetragsberechnungen für den steuerlichen Vorsorgeaufwand im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge umgesetzt werden.

Michael Straube: Der Förderbetrag nach § 100 EStG ist für Arbeitgeber interessant: Diese Beträge reduzieren den Lohnsteueraufwand des Arbeitgebers und die eingesparten Gelder können für andere Zwecke eingesetzt werden. Die Anpassung der individuellen Versteuerung kommt den Arbeitnehmern zu Gute: Die betroffenen Steuerpflichtigen können so durch entsprechende Altersvorsorgemaßnahmen ihre Einkommenssteuerlast reduzieren.

Was waren die größten Herausforderungen bei der bisherigen Umsetzung des Betriebsrentenstärkungsgesetzes?

Damir Glavanic: Zunächst waren verschiedene fachliche Fragen im Rahmen der Umsetzung zu klären. Dabei ging es z.B. um die Frage, ob der Förderbetrag laufend monatlich oder zum Jahresende mit der Lohnsteueranmeldung geltend gemacht werden kann oder um die Frage, wann und unter welchen Voraussetzungen welche Freibeträge bei der Einkommensteuerberechnung der einzelnen Steuerpflichtigen heranzuziehen sind. In einem zweiten Schritt musste dann die Umsetzung in der Personalabrechnungssoftware in allen betroffenen Bereichen konzipiert, umgesetzt und getestet werden.

Michael Straube: Gerade die Auswirkungen auf unterschiedlichste Bereiche zu erkennen und in die Konzeption einfließen zu lassen war uns sehr wichtig. An viele Fragestellungen denkt man im ersten Schritt auch nicht unbedingt: In Bezug auf den Förderbetrag war z.B. zu klären, wie dieser in der Finanzbuchhaltung zu behandeln ist und es mussten die entsprechenden Buchungssätze erzeugt werden.

Was konnte die ppa in dem Umsetzungsprozess für ihre Kunden erreichen?

Damir Glavanic: Von zentraler Bedeutung war für uns, dass die Umsetzung weit gehend maschinell erfolgt. Das war zwar für uns und auch unseren Softwarehersteller mit nicht unerheblichem Mehraufwand verbunden, wir haben aber erreicht, dass die Personalsachbearbeiter unserer Kunden durch die weit gehend maschinelle Umsetzung kaum belastet werden.

Können Sie uns hierfür ein praktisches Beispiel nennen?

Damir Glavanic: Wir haben eine Lösung erreicht, bei der die Prüfung, ob ein Mitarbeitender die Einkommensgrenze nach § 100 EStG über oder unterschreitet in allen Fällen voll maschinell erfolgt. Das klingt relativ simpel, war in der Praxis aber gar nicht so einfach. So sind z.B. im Rahmen der Ermittlung des Förderbetrags in bestimmten Fällen Günstigkeitsprüfungen im Rahmen einer Vergleichsberechnung mit Werten des Jahres 2016 vorzunehmen.

Der Prozess zur Ermittlung und zur Geltendmachung des steuerlichen Förderbetrags ist hierfür ein gutes Beispiel. Hierbei laufen drei aufeinander folgende Schritt ab: die Prüfung, ob in einem Abrechnungsfall die relevante Entgeltgrenze von 2.200,00 Euro unterschritten wird, die Ermittlung des anzusetzenden steuerlich abzugsfähigen Betrags und die Absetzung aller ermittelter Beträge an der Lohnsteuer.

Michael Straube: Wir kennen Lösungen, in denen es gar keine spezielle Unterstützung für die Umsetzung des Förderbetrages gibt. In diesen Fällen müssen alle drei erforderlichen Schritte manuell bzw. durch selbst entwickelte Auswertungen umgesetzt werden. In anderen Lösungen wird zwar die Absetzung von ermittelten Förderbeträgen durch die Personalabrechnungslösung unterstützt, bei der Ermittlung sind allerdings viele Schritte manuell vorzunehmen z.B. die Prüfung, welche Entgeltbestandteile bei der Berechnung der Entgeltgrenze berücksichtigt werden müssen oder die monatliche Überwachung, ob die Entgeltgrenze in bestimmten Abrechnungsfällen überschritten wird.

Was für Hürden und Probleme gab es im Verlauf der Umsetzung bisher?

Damir Glavanic: Die Entwicklung war sehr komplex – sie hat auch die Entwickler bei unserem Softwarepartner an Grenzen gebracht. Bei der Anpassung der individuellen Versteuerung sind bei einigen Fallkonstellationen Programmfehler aufgetreten. Diese Fehler haben wir aber im Vorfeld erkannt. Wir haben in diesen Fällen über entsprechende Lohnarten gegengesteuert.

Michael Straube: Die Korrekturen dieser Programmfehler waren für uns auch nicht einfach. Wir mussten die entsprechenden Fälle manuell rechnen und über verschiedene Lohnarten de Fälle richtig stellen. Selbst für unsere Spezialisten haben diese Berechnungen in manchen Fällen mehrere Stunden gedauert – das war wirklich Personalabrechnung für absolute Experten. Obwohl wir zum Teil mehrere Mitarbeiter für mehrere Tage vollständig aus dem „normalen Geschäft“ herausziehen mussten, um diese Fälle zu korrigieren, haben wir es immer geschafft, alle Fälle vor den entsprechenden Abrechnungsterminen zu korrigieren, so dass es bei keinem der Fälle zu Fehlberechnungen gekommen ist.

Sind Sie mit dem aktuellen Stand der Umsetzung des Betriebsrentenstärkungsgesetzes zufrieden?

Damir Glavanic: Ja absolut. Es hat uns zwar viel Kraft gekostet und gerade im November und Dezember 2018 sind einige Überstunden angefallen mit dem Ergebnis sind wir aber sehr zufrieden.

Michael Straube: Ich kann mich dem nur anschließen. Ich möchte mich auch noch mal bei allen Mitarbeitern meines Geschäftsbereiches bedanken – das war sehr gute Arbeit.


 
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