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Informationen zur Pandemie-Notfallplanung in der ppa

Beschlüsse der Landes- und Bundesregierung vom 06. Mai 2020

Aufgrund der Beschlüsse der Landes- und Bundesregierung zur weiteren Eindämmung der Ausbreitung des Corona-Virus vom 06. Mai 2020 wird die Dienststelle der ppa in Bad Dürkheim zur Gewährleistung der weiterhin verordneten Kontaktsperre und des verschärften Arbeitsschutzes nur eingeschränkt für Publikumsverkehr wieder geöffnet.

Betriebsfremde Personen und Besucher können zur Erledigung einer dringenden dienstlichen Angelegenheit das Dienstgebäude der ppa aufsuchen, sofern sie eine Einladung oder eine Terminvereinbarung nachweisen können. Der Zutritt ist nur über den Haupteingang im Gebäude B von der Sonnenwendstraße aus möglich. Das Tragen einer Mund-Nasen-Bedeckung ist verpflichtend. Die Hände sind vor Eintritt an den Empfang zu desinfizieren.

Betriebsfremde Personen müssen sich am Empfang anmelden. Der Besuch wird dokumentiert (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Datum und Uhrzeit des Besuchs, Kontakt im Haus) zur möglichen Nachverfolgung potentieller Infektionsketten. Die Daten werden aufgrund Art. 6 Abs.1 Lit. d) EU-DSGVO erhoben und längstens für vier Wochen gespeichert und dann vollständig vernichtet. Die Besucher*innen dürfen sich nur in Begleitung in der Dienststelle bewegen.

Von unangemeldeten Besuchen (ohne Einladung oder Terminvereinbarung) bitten wir Abstand zu nehmen. Zu Ihrem eigenen und dem Schutz unserer Beschäftigten und ihrer Familien bitten wir weiterhin darum, uns möglichst per Telefon oder E-Mail zu kontaktieren. Beihilfeanträge können per APP oder Post zugesandt werden oder im Briefkasten am Haupteingang eingeworfen werden.

Wir haben mit der Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen und der räumlichen Entzerrung innerhalb der Dienststelle dafür Sorge getragen, dass derzeit alle Dienstleistungen auch im entzerrten Dienstbetrieb uneingeschränkt für unsere Kunden und Nutzer zur Verfügung stehen.

Dienstreisen, Besprechungen und Seminarveranstaltung sowie Fortbildungsreisen bleiben bis zum 30.06.2020 abgesagt bzw. werden verschoben. Außendiensttermine im Bereich der Personalwirtschaft oder der Kommunalversicherung werden bis auf weiteres nur bei dringender dienstlicher Veranlassung durchgeführt, wenn eine Wahrnehmung mittels Audio-/Videokonferenz nicht möglich ist. Die Einhaltung der nach den aktuellen Corona-Arbeitsschutzstandards geltenden Schutz- und Hygienemaßnahmen ist dafür Grundvoraussetzung. 

Für die Grundlagenseminare in der Personalwirtschaft führt die ppa Online-Seminare in Form von Webinaren durch. Unsere Kunden werden von uns entsprechend informiert.

 

Regelungen für den Fall einer Vollschließung 

Bei einer möglichen Vollschließung - entweder aufgrund der Anordnung der Gesundheitsbehörden oder einer allgemein staatlichen Weisung - sind unsere Dienstleistungen im Rahmen der Pandemie-Notfallplanung im Einzelnen wie folgt geregelt:

 

Personalwirtschaft, Versorgungskasse, Landesfamilienkasse und Zusatzversorgungskasse

Die Kernprozesse der ppa (fristgerechte Zahlbarmachung aller laufenden Entgelte, Versorgungsbezüge, ZVK-Renten und Kindergeld sowie die Abführung der privaten und gesetzlichen Abzüge) sind sichergestellt. Das für diese Aufgaben eingesetzte Personal ist mit mobilen Arbeitsplätzen ausgestattet, die Prozesse können aus dem Home-Office gesteuert werden. Vertretungsfunktionen sind eingerichtet.

Alle darüberhinausgehenden Dienstleistungen können im Falle einer möglichen Vollschließung der Einrichtung nicht oder nur in sehr beschränktem Maße wahrgenommen werden. Eine termingerechte Umsetzung können wir dann nicht garantieren.

Falls Sie im Falle einer Vollschließung die für Sie zuständigen Sachbearbeiter*innen nicht erreichen sollten, nehmen Sie in wirklich dringlichen Angelegenheiten bitte per E-Mail-Kontakt zu uns auf unter den zentralen Mailadressen:

personalwirtschaft@ppa-duew.de für die Personalwirtschaft

versorgungskasse@ppa-duew.de für die Versorgungskasse

kindergeldkasse@ppa-duew.de für die Landesfamilienkasse

info@bvk-zusatzversorgung.de für die Zusatzversorgungskasse

 

Beihilfe

Die Beihilfe ist im Rahmen der Pandemie-Notfallplanung nicht als unerlässlicher Kernprozess identifiziert.

Daher können Beihilfeabrechnungen und die Widerspruchsbearbeitung im Fall einer Vollschließung nur noch in einem eingeschränkten Maße stattfinden, und zwar in Abhängigkeit der Verfügbarkeit von mobilen Arbeitsplätzen sowie den Leitungskapazitäten vor Ort und bei unseren Software-Partnern. Sofern Home-Office ermöglicht werden kann, werden vorrangig die per digitaler Beihilfe-App eingereichten Anträge bearbeitet.

Im Home-Office können jedoch nicht die effizienten, technischen Arbeitsbedingungen hergestellt werden, die die Dienststelle vorhält. Insofern wird sich die Bearbeitungsdauer für Beihilfeanträge im Falle einer Vollschließung deutlich erhöhen. Es ist zudem davon auszugehen, dass aufgrund dadurch sich aufbauender Bearbeitungsrückstände dies auch noch für einen derzeit unbestimmbaren Zeitraum nach Rückkehr in den Normalbetrieb zu erwarten ist.

Die Kontaktmöglichkeiten zu unseren Sachbearbeiter*innen wird im Falle einer Vollschließung stark eingeschränkt sein. Sollte eine Kontaktaufnahme dringend erforderlich sein, bitten wir um Zusendung einer E-Mail unter der zentralen Mailadresse

beihilfe@ppa-duew.de

Ihre Anliegen in Widerspruchsangelegenheiten können Sie uns gerne unter Verwendung der zentralen Mailadresse

widerspruchsstelle@ppa-duew.de

zukommen lassen.  Beachten Sie jedoch bitte, dass die Erhebung eines Widerspruches der Schriftform bedarf, die durch Übersendung einer E-Mail ohne qualifizierte elektronische Signatur nicht gewahrt ist. Zur formgerechten Erhebung des Rechtsbehelfs können Sie jedoch gerne ein eigenhändig unterschriebenes Widerspruchsschreiben im Dateianhang einer E-Mail übermitteln.

Aktuell sind keine Bearbeitungsrückstände vorhanden; die Bearbeitungszeit beträgt zurzeit im Durchschnitt unter fünf Arbeitstagen.

 

Zusatzversorgungskasse

Im Falle der Vollschließung der ppa und damit auch der ZVK-Geschäftsstelle der Bayerischen Versorgungskammer (BVK) in Bad Dürkheim ist die Erreichbarkeit der Kolleginnen und Kollegen stark eingeschränkt.

Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen vorrangig, Ihr Anliegen per E-Mail an die BVK in München zu formulieren (E-Mail: info@bvk-zusatzversorgung.de).

Um Verzögerungen in der Bearbeitung Ihres Anliegens und Rückfragen zu vermeiden, sollten Sie wenn möglich bereits vorhandene Unterlagen zu Ihrem Anliegen direkt einscannen (bitte keine Handy-Fotos) und der Mail anhängen.

 

Kommunal- und Beihilfeversicherung

Die Kommunal- und Beihilfeversicherung wird im Falle einer Vollschließung im Notbetrieb fortgeführt. Selbst wenn Ihnen die persönlichen Mailadressen unserer Mitarbeiter*innen bekannt sind, bitten wir Sie in der Akutlage bei dringenden Angelegenheiten ausschließlich die zentrale Mailadresse kommunalversicherung@ppa-duew.de zu benutzen.

Schadensmeldungen können auch unmittelbar an die Versicherungskammer Bayern abgesetzt werden unter der zentralen Mailadresse schaden@vkb.de.

Unsere Notfallplanung steht unter dem Anspruch, den Kampf unserer Bundes- und Landesregierung zur Eindämmung der Ausbreitung des Virus zu unterstützen. Insofern haben wir unsere Prozesse so ausgerichtet, dass möglichst wenige Mitarbeiter*innen noch untereinander in Kontakt treten müssen. Dadurch sind Bearbeitungsverzögerungen während und auch nach der Krise unvermeidbar. Die Aufrechterhaltung unserer Kernprozesse (fristgerechte Zahlung laufender Entgelte, Versorgungsbezüge/, Kindergeld sowie Abführung aller Abzüge) hat die oberste Priorität.

Weitere spezifische Informationen unserer Geschäftsbereiche finden Sie unter dem entsprechenden Menüpunkt auf unserer Homepage www.ppa-duew.de.

Wir hoffen, dass diese Maßnahmen auch in Ihrem Sinne sind und wünschen Ihnen für Ihr eigenes Krisenmanagement viel Erfolg!

Bleiben Sie gesund!
Ihre

ppa

Aktuelles

< Information der Abteilung Beihilfenberechnung
02.12.2015 10:42 Alter: 4 yrs
Kategorie: Personalwirtschaft

Wechsel in der Geschäftsbereichsleitung

Am 01.05.2015 ist Gerhard Heitz als Leiter des Geschäftsbereichs Personalwirtschaft in Pension gegangen. Die Nachfolge hat sein bisheriger Stellvertreter Michael Straube angetreten.


Nach einem halben Jahr hat der  Bereich Öffentlichkeitsarbeit der ppa Michael Straube ein paar Fragen zu seiner neuen Funktion gestellt.

Herr Straube, wie war für Sie das erste halbe Jahr in Ihrer neuen Funktion als Leiter des Geschäftsbereichs Personalwirtschaft?

MS: Sehr intensiv. Zwar konnte ich in den vergangenen fünf Jahren als Stellvertreter von Gerhard Heitz bereits Erfahrungen sammeln, es ist aber immer etwas anderes, eine solche Stelle eigenverantwortlich wahrzunehmen.

Was waren die wichtigsten Punkte, mit denen Sie sich in dieser Zeit beschäftigt haben?

MS: Ein großes Thema war natürlich der Wirtschaftsplan 2016 mit den wichtigen Punkten Fallpreise und Personalplanung. Darüber hinaus hat mich unser Projekt „Umstieg von fidelis.personal.classic auf fidelis.personal“ sehr beschäftigt. Auch die Zusammenarbeit und der Austausch mit unseren Kunden und Anwendern war ein wichtiges Thema.

Gerade der letzte Punkt ist interessant. Könnten Sie dies noch etwas erläutern?

MS: Wir haben an uns den Anspruch, dass wir die Anforderungen unserer Kunden in den Mittelpunkt stellen. Vor diesem Hintergrund ist es mir wichtig, das direkte Gespräch mit unseren Kunden zu suchen. In der zweiten Jahreshälfte habe ich einige Kunden besucht und besprochen, wie zufrieden sie mit unserem Dienstleistungsangebot sind. Welche Themen im Bereich der Personalwirtschaft  beschäftigen unsere Kunden jetzt und zukünftig? Welche Unterstützung wünschen sie sich von uns dabei? Beschäftigen wir uns rechtzeitig mit den für unsere Kunden und Anwender wichtigen Fragestellungen? Diese Punkte bilden die Grundlage für unsere Arbeit. Der intensive Kontakt mit unseren Kunden und Anwendern war auch ein Hauptpunkt, der mich an der neuen Stelle als Geschäftsbereichsleiter gereizt hat.

Als Hauptabteilungsleiter IT-Einsatz und Grundsatzangelegenheiten waren Sie in den letzten fünf Jahren sehr stark mit IT-Themen beschäftigt. Personen, die aus dieser Ecke kommen, unterstellt man ja oft, dass sie die Anliegen der Kunden und Anwender gar nicht richtig verstehen. Glauben Sie, dass das bei Ihnen anders ist?

MS: Das glaube ich schon. Unmittelbar nach meinem Studium habe ich zunächst vier Jahre bei der Stadt Ludwigshafen im Bereich Organisation gearbeitet. Damals wurde eine neue personalwirtschaftliche Software ausgewählt und eingeführt und ich habe dabei in verschiedenen Funktionen viel praktische Erfahrung sammeln können. Zu der Zeit war ich direkt auf der Kundenseite tätig. Auch  während meiner Beschäftigung bei unserem jetzigen Softwarepartner, der fidelis HR GmbH, hatte ich viel mit Kunden zu tun. Als Leiter des Bereichs Consulting war ich mit meinem Team für die Einführung der Softwarelösung fidelis.personal bzw. fidelis.personal.classic bei einer Vielzahl von Kunden im Öffentlichen Dienst zuständig. Entscheidend für den Erfolg dieser Einführungsprojekte war dabei immer, die Anforderungen und Abläufe der Kunden zu verstehen, damit die Software optimal eingerichtet werden konnte. Diese beruflichen Erfahrungen helfen mir, die Anforderungen unserer Kunden in meiner heutigen Position zu verstehen.

Was gibt es denn über die berufliche Station hinaus über Sie zu erzählen?

MS: Nachdem ich mein Abitur in Bad Dürkheim gemacht habe, mich schon in meinem Studium mit Themen wie Personalinformationsmanagement und Personalplanung beschäftigt habe und in meiner ersten beruflichen Station bei der Stadt Ludwigshafen die Einführung einer personalwirtschaftlichen Software begleitet habe, war in beruflicher Hinsicht ein Wechsel zur ppa nach Bad Dürkheim geradezu vorgezeichnet. Privat wohne ich in Frankenthal und bin verheiratet.  Als Ausgleich zur Arbeit spiele ich gerne eine Runde Badminton oder Squash. Einem guten Essen oder einem guten Gläschen Wein bin ich auch nicht abgeneigt.

Kommen wir zur Abschlussfrage: Wo sehen Sie den Bereich Personalwirtschaft in zehn Jahren? Was wollen Sie in dieser Zeit erreichen?

MS: In zehn Jahren sollen alle Kunden und Anwender noch immer gern mit uns zusammenarbeiten. Dabei sollen sie mit uns mindestens so zufrieden sein, wie sie es jetzt auch sind. Das bezieht sich nicht nur auf die Zufriedenheit mit  unseren Dienstleistungen und unserem Service, sondern insbesondere auch auf das Preis-Leistungs-Verhältnis. Wir wollen das, was unsere Kunden / Anwender an der Zusammenarbeit mit uns schätzen beibehalten:

- persönliche Ansprechpartner/ Ansprechpartnerinnen anstelle von anonymen Hotlines

- qualifizierte Ansprechpartner/ Ansprechpartnerinnen, die nicht nur Softwarefragen beantworten, sondern auch in fachlichen Fragen schnell und kompetent weiterhelfen.

Kurzum wir wollen auch in Zukunft auf hohe Qualität setzen und die Personalabteilungen unserer Anwender und Kunden entlasten. Trotz aller Anstrengungen werden wir voraussichtlich auch in Zukunft nicht ganz ohne Preiserhöhungen auskommen können. Es muss uns aber gelingen, einen Großteil der Mehrkosten, die durch Tariferhöhungen, andere Kostensteigerungen und zusätzliches  Personal für neue Aufgaben entstehen,  durch Optimierung von Abläufen zu kompensieren und nicht an unsere Kunden und Anwender weiterzugeben. Das ist bei einem so personal- und beratungsintensiven Geschäft wie dem unseren und bei der Kreativität der Gesetzgeber,  zugegebenermaßen nicht immer einfach. Ich habe aber einen gut aufgestellten Geschäftsbereich mit qualifizierten und engagierten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen übernommen – vor diesem Hintergrund bin ich mir sicher, dass wir das schaffen.

Herr Straube, vielen Dank, dass Sie sich für dieses Interview Zeit genommen haben.

Sie haben Fragen, Wünsche oder Anregungen? Sie können Herrn Straube unter michael.straube@ppa-duew.de oder 06322/936-267 erreichen.


 
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