Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO

1 Bezeichnung des Verarbeitungsvorgangs

Präsenz-Seminare, Online-Seminare, Videokonferenzen.

2 Verantwortliche

ppa - Pfälzische Pensionsanstalt

Sonnenwendstraße 2

67098 Bad Dürkheim

Telefon: +49 (0) 6322 939-0

E-Mail: info@ppa-duew.de

3 Datenschutzbeauftragte

SECURiON Rheinland-Pfalz GmbH

Hindenburgplatz 1

55118 Mainz

Telefon: +49 (0)6131 63409-30

E-Mail:  datenschutz@securion.de

4 Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 1 lit. c DSGVO)

4.1 Seminaranmeldung und Seminardurchführung

Wenn Sie sich für ein Seminar anmelden, verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten: Gebuchtes Seminar, Teilnehmer-Nummer, Firma, Anrede, Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail, Anmeldestatus, Bemerkungen (Vegetarier, kommt später, usw.).

Wir verarbeiten Ihre Daten für folgende Zwecke:

• Zur Erstellung der Teilnehmerliste
• Zur Zusendung der Anmeldebestätigung sowie der Seminarunterlagen
• Zur Erstellung eines Teilnahmezertifikats bzw. einer Teilnahmebescheinigung
• Zur Betreuung rund um ein Seminar
• Zur Erstellung eines Namensschildes bei Präsenzseminaren
• Zur Weiterleitung der Teilnehmerliste an den Referenten
• Zur Rechnungsstellung bei kostenpflichtigen Seminaren
• Zur Weitergabe von Teilnehmerdaten (Name, Vorname und besuchtes Seminar) an den Arbeitgeber zur Rechnungsstellung

Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / Seminardurchführung).

• Zur Beurteilung für die Qualität des Seminars per Ausfüllen eines Bogens (alle Angaben sind freiwillig)

Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

4.2 Videokonferenzen, Online-Seminare

4.2.1 Big Blue Button

Wir verwenden den Dienst BigBlueButton (BBB), um Videokonferenzen und Online-Seminare durchzuführen. Den Dienst stellt uns die Firma invokable GmbH, Kratzberger Str. 9, 42855 Remscheid als Auftragsverarbeiter zur Verfügung.

Mit dem Aufruf der Software BigBlueButton werden folgende personenbezogene Daten erfasst:

Angaben zum Benutzer: Der vom Teilnehmer eingegebene Vor- und Nachname, die Telefonnummer (bei telefonischer Einwahl). Kommunikationsdaten: Bild- und Tondaten, Aufzeichnungen MP4-Datei aller Video,- Audio- und Präsentationsaufnahmen sowie Chat-Nachrichten innerhalb der Videokonferenz. Meeting-Metadaten: Datum und der Zeitraum der Teilnahme, Thema, Beschreibung, Geräteinformationen, Interaktionen (Mausklicks und Tastatureingaben).

Sie können die Kamera bzw. das Mikrofon jederzeit über die BBB deaktivieren bzw. stummschalten. Es werden keinerlei IP-Adressen weder innerhalb des Videokonferenzsystems noch außerhalb dessen aufgezeichnet oder gespeichert. Moderatoren können die Videoaufzeichnung starten. Das wird jedem Teilnehmer dann angezeigt.

Die Daten werden ausschließlich für die Durchführung der Videokonferenz bzw. des Online-Seminars verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung bei Videokonferenzen bzw. Online-Seminaren). Sollte keine vertragliche Beziehung vorliegen, ist die Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Innerhalb unserer Behörde erhalten nur die Personen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.  Der Anbieter hat Zugriff auf die verarbeiteten Daten im Rahmen der Auftragsverarbeitung. Ihre Daten werden nicht an Empfänger mit Sitz außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes weitergegeben.

Die Speicherung der Daten erfolgt nur temporär während der Konferenz, es sei denn, dass keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

5 Gegebenenfalls Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO)

Empfänger der Daten sind:

Intern:

Ihre personenbezogenen Daten werden zum Zwecke der Bearbeitung an die zuständige Person übermittelt.

Extern:

Dienstleister oder andere Personen, die uns bei der Erfüllung unserer Aufgaben unterstützen. Dies sind folgende Kategorien:

E-Mail-Versanddienstleister für den Versand von E-Mails im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme an Seminaren bzw. Videokonferenzen sowie für den Versand von Mailings,

Referenten zur Vorbereitung auf ein Seminar,

Ihr Arbeitgeber zum Zweck der Rechnungsstellung,

Dienstleister von BBB im Rahmen der Nutzung dieser Tools.

6 Gegebenenfalls Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation oder diesbezügliche Absicht (Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Ihre Daten werden nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt.

7 Dauer der Speicherung (Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO)

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO unverzüglich gelöscht, sofern diese für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, nicht mehr notwendig sind, die betroffene Person ihre Einwilligung widerrufen hat, ein Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt wurde, eine unrechtmäßige Datenverarbeitung vorliegt oder wenn die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Von gesetzlichen oder auf anderen Rechtsvorschriften beruhenden Aufbewahrungsfristen bleibt eine Löschung unberührt.

Ihre personenbezogenen Daten zur Seminaranmeldung und Seminardurchführung werden bis zur Erfüllung des Zwecks gespeichert, es sei denn, dass eine längere Aufbewahrungsfrist gesetzlich vorgeschrieben ist. In der Regel werden Ihre personenbezogenen Daten nach 24 Monaten gelöscht. Im Falle der Stornierung des Seminars werden Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls nach 24 Monaten gelöscht.

8 Betroffenenrechte (Art. 13 Abs. 2 lit. b DSGVO)

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte. Wir prüfen im Einzelfall, ob Ihnen das geltend gemachte Recht nach den gesetzlichen Vorgaben zusteht.

8.1.1 Recht auf Auskunft

Das Recht auf Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO).

8.1.2 Recht auf Berichtigung

Das Recht auf Berichtigung, soweit die betreffenden Daten unrichtig oder unvollständig sind (Art. 16 DSGVO).

8.1.3 Recht auf Löschung

Das Recht auf Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten, sofern sie nicht noch zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben benötigt werden (Art. 17 DSGVO).

8.1.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Das Recht, unter den in der Vorschrift genannten Voraussetzungen, eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO).

8.1.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Interoperabilität)

Das Recht der betroffenen Person, ihre personenbezogenen Daten von einer verantwortlichen Stelle auf die andere zu übertragen, sowie die Herausgabe an sie selbst (Art. 20 DSGVO).

8.1.6 Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Das Recht, jederzeit - aus Gründen, die sich aus einer persönlichen, besonderen Situation ergeben - gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO).

9 Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 13 Abs. 2 lit. c DSGVO)

Recht auf jederzeitigen Widerruf der Einwilligung in den Fällen des Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. a i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 DSGVO).

10 Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 lit. d DSGVO)

Das Recht einer betroffenen Person auf Beschwerde beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, sofern sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden / wurden (Art. 77 DSGVO).

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz

Hintere Bleiche 34

55116 Mainz

Telefon: +49 (0) 6131 8920-0

Telefax: +49 (0) 6131 8920-299

E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

11 Bereitstellung der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO)

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Erfüllung vertraglicher Beziehungen erforderlich (außer der Daten, die mit Ihrer Einwilligung verarbeitet werden). Daher sind Sie verpflichtet, die Daten bereitzustellen. Werden die benötigten Daten nicht bereitgestellt, kann eine Teilnahme am Seminar bzw. an der Videokonferenz nicht ermöglicht werden.

12 Automatisierte Entscheidungsfindung Einschließlich Profiling (Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO)

Eine automatisierte Entscheidungsfindung – einschließlich Profiling – im Sinne des Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet, findet nicht statt.